Undgå faldgruber ved et IT platformskift

Nedenstående er faldgruber, som Optimentor gennem en årrække har erfaret, at virksomheder typisk falder i ved et skift til en ny Office-pakke.

1) Man forbereder sig ikke

Kaster man sig hovedkulds ud i en migrering, vil man helt sikkert opleve, at medarbejderne bliver frustrerede, og
at kunderne i værste fald kommer til at opleve fejl, indtil man får styr på det nye system. Det er ærgerligt og fru-strerende at skulle bruge tid på at slukke ildebrande.
Det gode råd: Drøft hvilke standarder I vil beholde, inden processen bliver sat i gang - så høster I flest gevinster i det nye system.

2) Man kører det som et rent IT-projekt

De fleste virksomheders ledelser undervurderer, hvor mange medarbejdere der bruger Office-pakken i deres daglige opgaveløsning. Office-pakken er et uundværligt værktøj i rigtig mange hjørner af virksomheden, og der er brug for at inddrage personer med et andet perspektiv, end det rent IT-mæssige. Det gode råd: Inddrag som minimum også HR, marketing og administrationen i planlægningen. Træk eventuelt på erfaringer fra andre virksomheder.

3) Beslutningstagerne har ikke set det nye program

Ofte har udvalget, der skal træffe beslutninger omkring migreringsprojektet, ikke gjort sig den ulejlighed at åbne eksempelvis den nye udgave af PowerPoint. De nye bånd, der er indført, har de ikke set, og de har ikke gjort sig tanker om, hvorvidt en særlig appli-kation, virksomheden har fået lavet, måske burde tilpasses den nye grænseflade. Kort sagt: Man kommer til at træffe ukvalificerede beslutninger. Det gode råd: Se programmerne og orienter dig i dem fra begyndelsen.

4) Man tror E-learning tager kortere tid

I forbindelse med undervisning af medarbejdere i Office-pakken tror mange fejlagtigt, at der kan spares tid og ressourcer ved at benytte E-learning. Grunden er, at man med E-learning slipper for logistikken med at samle medarbejdere på kurser, og medarbejderne kan modtage undervisning, når de har tid. Men man lærer ikke ting hurtigere, blot fordi det foregår via E-learning. E-learning kan være en fin løsning, men skal også forberedes. Der er stadig mange fordele ved at bruge f.eks. traditionelle seminarer - ikke mindst fordi:

- Logistikken er enkel
- Seminarer egner sig godt til at sætte forandringerne i en forståelig kontekst
- Der er mulighed for at stille spørgsmål til underviseren

5) Nyt er ikke altid relevant

Hos Optimentor bliver vi ofte spurgt, om vi ikke kan komme ud og fortælle om nyheder-ne i den nye Office-pakke. Det kan vi godt. Men det er ikke alt nyt, som er relevant for alle virksomheder. Faktisk overser man tit at ikke-nyheder – funktioner man også havde i den gamle version – ikke bliver udnyttet optimalt. Med migreringen kan man høste gevinsten af disse funktioner fremadrettet. Det gode råd: Spørg ikke efter nyheder, spørg efter relevans.

6) Man glemmer at fortælle folk, hvad meningen er

Alle forandringer er som udgangspunkt besværlige. Derfor oplever mange virksomheder en vis modstand fra medarbejdere, når tingene skal laves om. Medarbejderne kan begynde at brokke sig
til hinanden over alle de IT-besværligheder, de skal døje med.
Det gode råd: Det har stor betydning, at alle medarbejdere får
en forklaring på, hvorfor man ulejliger dem. Budskabet skal sælges positivt ind fra begyndelsen. Det gør en kæmpe forskel, når der opstår besværligheder.

Læs også:

Kom flyvende fra start
Migrering er som husligt arbejde